Die digitale Personalakte erspart dir Aktenberge und ermöglicht einen lückenlosen Überblick über alle Mitarbeiterdokumente. Verträge, Zeugnisse, Schulungsnachweise, Zertifikate und Onboarding-Skripte werden einmal hochgeladen und stehen sofort in strukturierter Form zur Verfügung. Ein intelligentes Tagging-System verschlagwortet Dokumente automatisch nach Typ, Datum und Schlagworten wie „Datenschutz" oder „Fortbildung". Granulare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen bestimmte Dokumente sehen oder bearbeiten können. Änderungen und Versionen werden automatisch protokolliert, inklusive Zeitstempel und Benutzer-ID. Über ein zentrales Dashboard lassen sich Ablaufdaten (z. B. Probezeit-Ende, Fortbildungsfristen, Vertragslaufzeiten) im Blick behalten – bei bevorstehenden Events erinnert das System Verantwortliche per E-Mail. Exportfunktionen ermöglichen den zeitgesteuerten Download aller relevanten Unterlagen für Betriebsprüfungen oder Audits. Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform und verschlüsselt Daten sowohl im Ruhezustand als auch beim Transport.
Der Wechsel von Papierordnern zur digitalen Personalakte reduziert deinen manuellen Suchaufwand um **mindestens 45 Minuten pro Woche** – und das pro Standort! Anstatt in Aktenordnern nach Verträgen oder Schulungsnachweisen zu wühlen, findest du alles per Volltextsuche in Sekunden. Compliance-Risiken, etwa das Verpassen von Fristabläufen (Probezeit, Zertifikats-Updates), sinken drastisch, da das System automatisch erinnert und Verantwortliche informiert. Deine HR-Abteilung kann Personalberichte und Kennzahlen (Alterspyramide, Fortbildungsquote, Vertragsstatus) auf Knopfdruck exportieren, was Zeit für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung freisetzt. Bei Datenschutz-Anfragen oder Betriebsprüfungen stellst du alle relevanten Dokumente in Sekundenschnelle bereit. Das führt zu einer **70 %igen Reduktion** des administrativen Aufwands und erhöht gleichzeitig die Datensicherheit. Mitarbeitende profitieren von mehr Transparenz und schnelleren Prozessen, was die Arbeitgeberattraktivität steigert.
45 Std. / Jahr
1.350€ / Jahr
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