Question 1

1. Was genau bietet Workflowheld an?

Accepted Answer

Workflowheld bietet maßgeschneiderte Automatisierungslösungen für Geschäftsprozesse an, speziell entwickelt für Handwerker, Dienstleister und kleine Unternehmen. Unser Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und somit wertvolle Zeit und Kosten zu sparen. Dies erreichen wir durch vordefinierte oder individuell angepasste Workflows, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen. Seit unserer Gründung im Mai 2025 haben wir bereits über 40 erfolgreiche Projekte umgesetzt und dabei Unternehmen verschiedener Branchen unterstützt.

Question 2

2. Welche Vorteile ergeben sich durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Workflowheld?

Accepted Answer

Die Automatisierung mit Workflowheld bringt zahlreiche konkrete Vorteile:

• Zeitersparnis: Automatisierte Workflows erledigen Aufgaben in Sekundenschnelle, die sonst Minuten oder Stunden in Anspruch nehmen würden.
• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung manueller Arbeit können Sie Personalkosten senken und Ressourcen für strategische Projekte freisetzen.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler und erhöhen die Präzision Ihrer Arbeit.
• Produktivitätssteigerung: Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
• Bessere Kundenzufriedenheit: Schnellere Bearbeitung und weniger Fehler führen zu zufriedeneren Kunden.
• Skalierbarkeit: Ihre Prozesse wachsen mit Ihrem Unternehmen mit.

Question 3

3. Welche Automatisierungspakete bietet Workflowheld an und wie unterscheiden sie sich?

Accepted Answer

Wir bieten drei maßgeschneiderte Pakete für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen:

1. Zeitsparer (ab 299€/Monat):
• Ideal für Betriebe bis 5 Mitarbeiter
• Leichte und mittlere Workflows
• Grundlegende Automatisierungen
• Standard-Support

2. Anpacker (ab 499€/Monat):
• Für Betriebe bis 10 Mitarbeiter
• Erweiterte Workflow-Funktionen
• Zusätzliche schwere Workflows
• Prioritäts-Support

3. Durchstarter (individuelles Angebot):
• Maßgeschneiderte Lösung für Betriebe ab 15 Mitarbeitern
• Komplexe Workflow-Automatisierungen
• Einsparungsanalyse
• Dedizierter Support-Manager

Alle Pakete beinhalten:
• Kostenloses Erstgespräch
• Individuelle Anpassung
• Einrichtung und Schulung
• Technischer Support
• Regelmäßige Updates

Question 4

4. Wie hoch sind die Kosten und gibt es Beispielrechnungen?

Accepted Answer

Unsere Preise sind transparent und nach Unternehmensgröße gestaffelt:

• Zeitsparer: ab 299€ pro Monat
• Anpacker: ab 499€ pro Monat
• Durchstarter: individuelles Angebot

Beispielrechnung für einen Zeitsparer:
• Jährliche Investition: 3.588€ (299€ × 12 Monate)
• Typische Zeitersparnis: 15 Stunden pro Monat
• Durchschnittlicher Stundensatz: 85€
• Jährliche Zeitersparnis: 15.300€ (15h × 85€ × 12 Monate)
• Nettoersparnis pro Jahr: 15.612€

Eine detaillierte, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Berechnung erstellen wir gerne im Rahmen eines kostenlosen Erstgesprächs. Besuchen Sie auch unseren Ersparnisrechner für eine erste Einschätzung.

Question 5

5. Wie läuft der Prozess zur Einführung von Workflowheld ab?

Accepted Answer

Der Einführungsprozess ist in 5 klare Schritte gegliedert:

1. Kostenloses Erstgespräch & Bedarfsanalyse (30-45 Minuten)
• Kennenlernen Ihres Unternehmens
• Identifikation von Automatisierungspotenzialen
• Erste Kostenschätzung

2. Machbarkeits-Check & Konzeptentwicklung (1-2 Wochen)
• Detaillierte Prozessanalyse
• Erstellung eines maßgeschneiderten Konzepts
• Finale Kostenkalkulation

3. Vertragsunterzeichnung
• Klare Vereinbarung der Leistungen
• Festlegung der Zeitpläne
• Definition der Erfolgskriterien

4. Umsetzung & Testing (10 Werktage)
• Einrichtung der Workflows
• Integration in bestehende Systeme
• Umfassende Tests

5. Rundum-sorglos-Paket
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Dokumentation
• Laufender Support
• Regelmäßige Optimierungen

Question 6

6. Wie läuft die Erstberatung ab?

Accepted Answer

Die Erstberatung ist der erste Schritt zu Ihrer Prozessoptimierung:

• Dauer: 30-45 Minuten
• Format: Online oder telefonisch
• Kosten: Kostenlos und unverbindlich

Ablauf:
1. Kurze Vorstellung Ihres Unternehmens
2. Analyse Ihrer aktuellen Prozesse
3. Identifikation von Automatisierungspotenzialen
4. Erste Kostenschätzung
5. Nächste Schritte

Zur Vorbereitung empfehlen wir:
• Notieren Sie Ihre wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben
• Überlegen Sie, wo Sie aktuell Zeit verlieren
• Bereiten Sie Fragen vor

Nach dem Gespräch erhalten Sie:
• Eine schriftliche Zusammenfassung
• Konkrete Handlungsempfehlungen
• Ein detailliertes Angebot (falls gewünscht)

Question 7

7. Wie lange dauert die Implementierung?

Accepted Answer

Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse ab:

• Einfache Workflows: 2-3 Werktage
• Mittlere Workflows: 5-7 Werktage
• Komplexe Workflows: 2-4 Wochen

Faktoren, die die Dauer beeinflussen:
• Anzahl der zu automatisierenden Prozesse
• Komplexität der Workflows
• Integration mit bestehenden Systemen
• Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter

Während der Implementierung:
• Regelmäßige Status-Updates
• Transparente Kommunikation
• Möglichkeit zur Anpassung
• Schrittweise Einführung möglich

Question 8

8. Welche Systeme können angebunden werden?

Accepted Answer

Wir unterstützen eine Vielzahl von Systemen und können diese nahtlos integrieren:

Buchhaltung & Finanzen:
• DATEV
• Lexware
• sevDesk
• Billomat

CRM & Vertrieb:
• HubSpot
• Salesforce
• Pipedrive
• Microsoft Dynamics

Kommunikation:
• Microsoft Teams
• Slack
• E-Mail-Systeme
• Telefonanlagen

Dokumentenmanagement:
• Microsoft SharePoint
• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive

E-Commerce:
• Shopify
• WooCommerce
• Amazon
• eBay

Individuelle Anbindungen:
• Eigene Systeme
• Branchenspezifische Software
• Legacy-Systeme

Sprechen Sie uns auf Ihre spezifischen Anforderungen an - wir finden eine Lösung!

Question 9

9. Wer profitiert am meisten von Workflowheld?

Accepted Answer

Workflowheld ist besonders wertvoll für:

Handwerksbetriebe:
• Elektriker
• Sanitär- und Heizungsbauer
• Maler und Lackierer
• Tischler und Schreiner

Dienstleister:
• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Architekten
• Ingenieure

Kleine und mittlere Unternehmen:
• Einzelhandel
• Gastronomie
• Gesundheitswesen
• Bildungseinrichtungen

Gemeinsame Merkmale:
• Wiederkehrende administrative Aufgaben
• Dokumentenverarbeitung
• Kundenkommunikation
• Terminplanung
• Rechnungsstellung

Unsere bisherigen 40+ Projekte zeigen: Besonders profitieren Unternehmen, die:
• Wachsen und skalieren möchten
• Zeit für Kernaufgaben gewinnen wollen
• Fehler reduzieren möchten
• Prozesse standardisieren wollen

Question 10

10. Sind die Daten bei Workflowheld sicher und DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja, Sicherheit und Datenschutz haben bei uns höchste Priorität:

Technische Sicherheit:
• Hosting in deutschen ISO-27001 Rechenzentren
• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Automatische Backups

DSGVO-Konformität:
• Entwicklung und Hosting in Deutschland
• Datenschutzerklärung nach aktuellen Standards
• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
• Transparente Datenverarbeitung

Zusätzliche Maßnahmen:
• Regelmäßige Sicherheitsschulungen
• Zugriffsberechtigungen
• Protokollierung aller Zugriffe
• Schnelle Reaktion auf Sicherheitsvorfälle

Wir arbeiten eng mit Datenschutzexperten zusammen und halten uns an die aktuellsten Sicherheitsstandards.

Question 11

11. Was unterscheidet Workflowheld von anderen Anbietern?

Accepted Answer

Unsere Alleinstellungsmerkmale:

Fokus auf KMU:
• Spezialisierung auf Handwerker und Dienstleister
• Verständnis für die spezifischen Herausforderungen
• Maßgeschneiderte Lösungen für kleine Teams

Transparenz:
• Klare, verständliche Preisstruktur
• Keine versteckten Kosten
• Regelmäßige Reporting

Schnelligkeit:
• Implementierung in 10 Werktagen
• Schneller Support
• Rasche Anpassungen

Persönlicher Service:
• Direkter Kontakt zu Ihrem Ansprechpartner
• Individuelle Betreuung
• Regelmäßige Optimierungen

Technische Vorteile:
• Einfache Bedienung
• Flexible Anpassbarkeit
• Nahtlose Integration

Erfahrung:
• Über 40 erfolgreiche Projekte
• Branchenspezifisches Know-how
• Kontinuierliche Weiterentwicklung

Question 12

12. Wie läuft die Zusammenarbeit mit Workflowheld ab?

Accepted Answer

Die Zusammenarbeit ist geprägt von Transparenz und Effizienz:

Vor der Zusammenarbeit:
• Kostenloses Erstgespräch
• Detaillierte Bedarfsanalyse
• Transparentes Angebot
• Klare Zielvereinbarungen

Während der Zusammenarbeit:
• Fester Ansprechpartner
• Regelmäßige Status-Updates
• Schnelle Reaktionszeiten
• Flexible Anpassungen

Support und Betreuung:
• Technischer Support
• Schulungen
• Dokumentation
• Optimierungen

Kommunikation:
• Präferierte Kontaktwege
• Regelmäßige Abstimmungen
• Transparente Berichterstattung
• Feedback-Möglichkeiten

Question 13

13. Welche Voraussetzungen muss mein Unternehmen erfüllen?

Accepted Answer

Die wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit:

Technische Voraussetzungen:
• Internetverbindung
• Computer oder mobile Geräte
• Basis-Software (Browser, Office)

Organisatorische Voraussetzungen:
• Bereitschaft zur Prozessoptimierung
• Einbindung der Mitarbeiter
• Zeit für Einführung und Schulung

Ressourcen:
• Ansprechpartner im Unternehmen
• Zugriff auf relevante Systeme
• Dokumentation bestehender Prozesse

Mitarbeiter:
• Offenheit für Veränderungen
• Bereitschaft zur Schulung
• Feedback-Kultur

Zeitliche Voraussetzungen:
• Zeit für Erstgespräch (30-45 Min.)
• Zeit für Implementierung
• Zeit für Schulungen

Question 14

14. Kann ich Workflows nachträglich anpassen?

Accepted Answer

Ja, Workflows sind flexibel und anpassbar:

Anpassungsmöglichkeiten:
• Änderung von Prozessschritten
• Neue Automatisierungen
• Integration weiterer Systeme
• Optimierung bestehender Workflows

Anpassungsprozess:
• Analyse des Änderungswunsches
• Prüfung der Machbarkeit
• Umsetzung der Änderungen
• Testing und Freigabe

Kosten:
• Kleine Änderungen: Im Rahmen des Support-Pakets
• Größere Anpassungen: Nach Aufwand
• Neue Workflows: Nach Paket

Zeitlicher Rahmen:
• Kleine Änderungen: 1-2 Werktage
• Mittlere Anpassungen: 3-5 Werktage
• Große Änderungen: Nach Absprache

Question 15

15. Wie sieht der Support aus?

Accepted Answer

Unser Support ist umfassend und reaktionsschnell:

Support-Level:
• Technischer Support
• Prozess-Support
• Schulungs-Support
• Optimierungs-Support

Kontaktmöglichkeiten:
• E-Mail
• Telefon
• Ticket-System
• Online-Chat

Reaktionszeiten:
• Standard: Innerhalb 24 Stunden
• Priorität: Innerhalb 4 Stunden
• Hoch: Innerhalb 1 Stunde

Support-Inhalte:
• Fehlerbehebung
• Prozessoptimierung
• Schulungen
• Updates
• Best Practices

Zusätzliche Services:
• Regelmäßige Reviews
• Performance-Monitoring
• Proaktive Optimierungen
• Schulungsmaterialien

Question 16

16. Welche Branchen profitieren besonders?

Accepted Answer

Besonders profitieren folgende Branchen:

Handwerk:
• Elektriker
• Sanitär- und Heizungsbauer
• Maler und Lackierer
• Tischler und Schreiner

Dienstleistungen:
• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Architekten
• Ingenieure

Gesundheit:
• Ärzte
• Physiotherapeuten
• Apotheken
• Gesundheitszentren

Bildung:
• Schulen
• Nachhilfeinstitute
• Fortbildungszentren
• Universitäten

Einzelhandel:
• Fachgeschäfte
• Online-Shops
• Dienstleister
• Berater

Gemeinsame Merkmale:
• Wiederkehrende Aufgaben
• Dokumentenverarbeitung
• Kundenkommunikation
• Terminplanung

Question 17

17. Wie kann ich Workflowheld testen?

Accepted Answer

Wir bieten verschiedene Möglichkeiten zum Testen:

Kostenloses Erstgespräch:
• 30-45 Minuten
• Analyse Ihrer Prozesse
• Konkrete Vorschläge
• Kostenlose Machbarkeitsstudie

Testphase:
• Einrichtung eines Beispiel-Workflows möglich
• Praktische Erfahrung
• Keine Verpflichtungen

Demo:
• Online-Demo
• Branchenspezifische Beispiele
• Live-Präsentation
• Fragen & Antworten

Question 18

18. Was kostet eine individuelle Beratung?

Accepted Answer

Die Kosten für eine individuelle Beratung hängen von Ihren Anforderungen ab:

Erstgespräch:
• Kostenlos
• 30-45 Minuten
• Online, telefonisch oder Vor Ort
• Unverbindlich

Machbarkeitsstudie:
• Kostenlos 
• Detaillierte Analyse
• Konkrete Vorschläge
• Kosten-Nutzen-Rechnung

Individuelle Beratung:
• Beratungskosten nach Aufwand
• Maßgeschneidert
• Branchenspezifisch
• Langfristige Begleitung

Question 19

19. Wie werden meine Daten geschützt?

Accepted Answer

Der Schutz Ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität:

Technische Sicherheit:
• Verschlüsselte Übertragung
• Sichere Speicherung
• Regelmäßige Backups und Snapshots 
• Zugriffskontrollen

Datenschutz:
• DSGVO-Konformität
• Deutsche Server
• Datenschutzerklärung
• AVV-Verträge

Maßnahmen:
• ISO-27001 Zertifizierung
• Regelmäßige Audits
• Sicherheitsschulungen
• Incident-Response

Question 20

20. Wie kann ich weitere Fragen stellen?

Accepted Answer

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